Como criar o Controlo de Acesso perfeito para o seu evento ou festival

A gestão de qualquer evento de sucesso – independentemente do seu tamanho – requer a utilização de um sistema de acesso eficiente. Esta é, normalmente, a primeira interação que os fãs terão com o seu evento e as primeiras impressões contam muito.

Com o surgimento da pandemia isto tornou-se ainda mais importante devido à necessidade de reduzir ao máximo o contacto entre fãs e funcionários, bem como melhorar o fluxo de audiências.

Com isso em mente, aqui estão algumas das formas para criar o controlo de acesso perfeito para os fãs.

Troca de bilhetes em papel por entradas digitais

Longe vão os dias em que era necessário enviar milhares de bilhetes em papel, sendo agora o normal usar uma bilheteira digital. O formato digital não só melhora as condições de higiene num mundo pós-pandemia, como também traz consigo uma enormidade de vantagens técnicas, quando realizado através de um sistema como o da Event Genius. Estas incluem:

- Cumprimento dos protocolos de “Track and Trace” através do Portal de Gestão de Bilhetes
- Os portadores de bilhetes podem partilhá-los com os seus amigos facilmente
- Entrada mais rápida com um bilhete no smartphone
- Um único código de barras para os vários elementos da reserva, tais como transporte, alojamento, créditos Cashless e “after-parties”
- Um único sistema para fãs, lista de convidados, funcionários e outros
- Possibilidade de manter os bilhetes à venda mesmo depois de o evento ter começado, com sincronização imediata para leitura de bilhetes do egAccess 
- Deteção fácil de bilhetes falsos e duplicados
- Leitura de bilhetes de agentes terceiros

Criação de vários pontos de acesso


Uma das formas mais eficientes para melhorar o fluxo de acesso é disponibilizando vários pontos de entrada – incluindo entradas à parte para audiências VIP e funcionários – idealmente em vários pontos do recinto do festival, dependendo da afluência da audiência principal.

Este tipo de organização reduzirá as filas e os congestionamentos nos diferentes pontos de entrada, evitando conflitos e contágios por COVID-19.

Com o egAccess, gerir vários pontos de entrada é fácil e, em eventos passados, chegámos mesmo a gerir pontos de entrada em simultâneo num país inteiro, no Wales Rally GB (A ronda oficial do Reino Unido dos Campeonatos Mundiais de Rali da FIA).

Bilhetes com horários específicos

A bilheteira com horários específicos é já, há muito tempo, um recurso usado pela Event Genius, no entanto, a sua popularidade aumentou significativamente nos últimos meses, com a reabertura dos eventos.

Possivelmente a forma mais eficiente de gerir o fluxo de audiências, a nossa solução flexível de bilheteira com horários específicos permite-lhe vender bilhetes que apenas são válidos em certos horários, que têm de ser validados com o leitor da egAccess. Este pode ser configurado para qualquer horário e pode ser utilizado em várias atrações do recinto.

Solução que pode ser integrada com todos os agentes de bilheteira


Uma das coisas que mais stress causa é ter de criar e gerir pontos de entrada para cada um dos agentes de bilheteira. Do ponto de vista dos fãs, isto também é um pesadelo. Quantas vezes observou portadores de bilhetes de um grupo que compraram em agentes diferentes terem de fazer fila em locais diferentes dos seus amigos e depois terem de esperar pelos seus amigos no outro lado.

E, apesar de o uso de vários agentes para venda de bilhetes provavelmente não vir a mudar num futuro próximo, trabalhar com uma solução como a egAccess, que pode aceitar um inventário de códigos de barras de todos os agentes, poderá eliminar o stress.

Garanta que os leitores de bilhete podem dar conta da procura e do local onde está, mesmo quando está offline

Quer esteja a organizar um evento pequeno ou um festival de grande escala, é importante certificar-se de que tem acesso à tecnologia adequada para o mesmo e minimiza qualquer contratempo. Na Event Genius trabalhamos arduamente na criação de soluções que cobrem todas as situações, desde a aplicação gratuita de leitura egAccess Lite (disponível em iOS e Android) que lhe permite usar uma solução fidedigna de controlo de acesso no próprio telemóvel, até ao nosso hardware Pro que oferece leitura mais rápida e fiável em eventos de grande escala.

O nosso hardware e aparelhos Pro, com baterias de longa duração, à prova de água e resistente, foi testado nos desertos da Arábia Saudita, em festivais com muita lama e muito mais.

Além disso, ambos os nossos aparelhos Pro e a aplicação gratuita de leitura egAccess Lite funcionam offline.

Esteja a par de tudo o que se passa


Uma das maiores vantagens de fazer a transição para digital é a possibilidade de obter um grande número de informações. Por exemplo, com o egAccess pode monitorizar o fluxo de entradas em tempo real, estar a par do tamanho da sua audiência e tomar decisões com base nas informações que obteve.

Além disso, se integrar o eg Acess com o egPay – a nossa solução Cashless – pode levar a sua análise de dados até ao nível seguinte, seguindo os movimentos dos seus clientes pelo recinto e obtendo uma perspetiva aprofundada dos seus hábitos de consumo, podendo, deste modo, entender o comportamento dos diferentes tipos de fãs da sua audiência.

Se tiver interesse em saber mais acerca do egAccess ou de outras soluções, entre já em contacto. A nossa simpática equipa terá todo o gosto em prestar assistência.